Dokumentasi Penting Alur Pengerjaan Proyek
Dokumentasi ada dengan didukung oleh perkembangan teknologi yang maju. Di masa kini, orang-orang menggunakan kamera kualitas tinggi untuk menghasilkan foto atau video yang bagus. Dalam hal ini, teknik pengambilan kamera menjadi sangat penting untuk menghasilkan foto yang baik pula. Dokumentasi pada pengerjaan proyek juga mengandalkan teknologi berikut. Dokumentasi proyek dapat mengabadikan proses pembangunan kerja proyek untuk mendapatkan manfaat seperti memberikan informasi terkini mengenai keberlangsungan proyek. Selain itu, Anda juga dapat mengetahui setiap progress yang telah dilakukan dalam proyek. Di dalam artikel ini, akan dijelaskan pentingnya dokumentasi alur pengerjaan proyek sebagai berikut:
- Menyimpan Garis Waktu Visual dan Progress dari Proyek
Seperti pada umumnya, dokumentasi berfungsi untuk menyimpan momen dan peristiwa yang terjadi. Dokumentasi dapat dicek dan dilihat kembali untuk mengingat dan mengenang suatu kejadian atau peristiwa. Dalam pengerjaan proyek, dokumentasi dilakukan untuk menyimpan garis waktu visual. Maksudnya disini adalah dokumentasi dapat menampilkan apa saja yang telah dilakukan di dalam proyek dan diurutkan berdasarkan garis waktu. Dalam hal ini, dokumentasi dapat berguna untuk memastikan apakah proyek pembangunan berjalan sesuai jadwal yang direncanakan atau tidak. Selain itu, dengan adanya dokumentasi, dapat memberikan gambaran progress yang telah dikerjakan di dalam proyek.
- Memberikan Update ke Kantor Pusat
Dokumentasi pelaksanaan proyek sangat penting dilakukan untuk memberikan informasi aktual dan terbaru ke kantor pusat. Dokumentasi berupa foto dapat menjadi media untuk memberikan mereka informasi bagaimana proyek pembangunan berjalan. Selain itu, mereka yang melihat dokumentasi dapat juga memberikan masukan atau keputusan untuk pengembangan proyek.
- Menemukan Kerusakan atau Kekurangan pada Proyek
Dengan adanya dokumentasi dalam alur pengerjaan proyek, maka Anda dapat menemukan kerusakan atau kekurangan pada proyek. Misalnya, dokumentasi pada konstruksi jembatan dapat mengidentifikasi apakah ada kesalahan dalam pemasangan baut atau konstruksi lainnya. Dokumentasi dapat dengan segera mendeteksi kesalahan dan melaporkannya kepada atasan sehingga perbaikan pun akan segera dilakukan.
- Sebagai Sarana Marketing
Ternyata dokumentasi dapat dijadikan sebagai sarana marketing. Jika dokumentasi berupa foto yang dihasilkan bagus, maka mungkin saja bagi pihak lain tertarik untuk menggunakan jasa arsitek atau kontraktor yang berperan dalam pembangunan. Contohnya jika dokumentasi diambil untuk mengabadikan pembuatan bangunan rumah dengan desain modern. Foto ini dapat digunakan sebagai media promosi sekaligus bahan dokumentasi pengerjaan proyek.
Selain itu, berikut adalah jenis dokumentasi yang dapat digunakan dalam alur pengerjaan proyek.
- ToR atau (Term of Reference)
Dokumen Term of Reference dapat digunakan saat awal pelaksanaan proyek pembangunan. Disini, Anda dapat mendokumentasikan latar belakang, tujuan dan manfaat, gambaran proyek, tenaga ahli yang dibutuhkan, waktu pengerjaan, dan kebutuhan pada sistem yang dibangun.
- PIP atau (Project Implementation Plan)
Selanjutnya adalah PIP atau dikenal dengan Project Implementation Plan. Dokumentasi berikut adalah kelanjutan dari dokumen sebelumnya yaitu, ToR. Dokumen ini berisi perencanaan proyek yang akan dikerjakan. Disini akan digambarkan bagaimana dokumentasi mengenai timeline pengerjaan proyek, ruang lingkup pengerjaan sesuai dengan kesepakatan.
- MoM atau (Minutes of Meeting)
Dokumen berikut berisi hal-hal yang dibahas dalam rapat atau pertemuan. Anda dapat mendokumentasikan apa saja pembahasan yang ada di dalam pertemuan dengan mencatat poin-poin penting.
- SDD atau (Software Design Description)
Software Design Description adalah dokumen yang berisi user interface dari sebuah sistem. Ini digunakan untuk menggambarkan rancangan tampilan dari sistem melalui reqiurement yang diperoleh.
- UAT atau (User Acceptance Test)
Anda juga dapat mendokumentasikan pengerjaan proyek dengan UAT atau User Acceptance Test. Dokumen ini berisi fungsi atau fitur yang ada dalam suatu sistem berhasil atau tidak. Anda dapat menggunakan dokumen ini untuk melihat hasil testing terhadap sistem.
Itulah informasi mengenai dokumentasi penting alur pengerjaan proyek. Dari awal perencanaan proyek sampai hasil akhir, pendokumentasian adalah hal yang sangat diperlukan. Dokumentasi dapat membantu Anda menemuka celah kekurangan proyek. Dengan melakukan dokumentasi, Anda juga dapat melihat sejauh mana keberhasilan proyek yang Anda jalankan.
Referensi:
http://sangkuriang.co.id/pentingnya-dokumentasi-dalam-project
https://www.soocaphoto.com/jasa-dokumentasi-pelaksanaan-proyek-5-alasan-pentingnya-dokumentasi-foto-pekerjaan-konstruksi/
